חשבונית ריטיינר מאפשרת לך להגדיר פקודה למערכת לייצר חשבונית מס או חשבונית עסקה בכל פרק זמן מסוים. פיצ׳ר זה מצוין למי שעובד עם חיובים קבועים מול לקוחות, בהם הסכומים לא משתנים.
דוגמה מצוינת לשימוש נכון בחשבונית ריטיינר היא כשספק שירות (למשל: עו"ד, רואה חשבון, חברת תחזוקה וכו') עובד מול לקוח ומחייב אותו בסכום קבוע בכל חודש. הלקוח לא משלם מראש אלא מחכה לחשבונית מהספק ורק אז מוציא את התשלום.
המערכת יודעת לייצר שני סוגי מסמכי ריטיינר: חשבונית מס ריטיינר, וחשבונית עסקה ריטיינר. על ההבדלים בין חשבונית מס לחשבונית עסקה ניתן לקרוא כאן וכמובן שאנחנו תמיד ממליצים להתייעץ עם מנהל החשבונות לפני שמחליטים איזה סוג מסמך העסק צריך.
חשבוניות ריטיינר מיוצרות פעם אחת ביום, בסביבות השעה 3 בבוקר. בשל כך – יש לשים לב שאם מייצרים היום חשבונית ריטיינר עם התאריך של היום והשעה 3 בבוקר כבר עברה, החשבונית ריטיינר לא תייצר מסמך היום אלא תמתין למועד החיוב הבא.
יצירת חשבונית ריטיינר
יצירת חשבונית הריטיינר היא הליך שמאוד מזכיר את תהליך יצירת חשבונית מס (או כל מסמך אחר במערכת לצורך העניין) דרך לשונית מסמכים -> חדש -> ריטיינר
אבל אחרי בחירת הלקוח, אם מסתכלים על צידו העליון השמאלי של המסך ניתן לראות כמה הבדלים:
האפשרויות המיוחדות הן:
- תאריך ההתחלה- באיזה יום בחודש להוציא את הריטיינר?
- כל- כל כמה חודשים להוציא את הריטיינר? יש מקרים בהם נרצה להוציא אחת לחודשיים וכדומה.
- לתשלום- מה התאריך "לתשלום עד" שרוצים שיהיה על הריטיינר?
- מה סוג המסמך שאנחנו רוצים? חשבונית מס? או חשבון עסקה?
- האם לשלוח ללקוח את המסמך למייל?
- האם לשלוח אליך את המסמך למייל?
ברגע שסיימנו עם כל ההגדרות האלה, ניתן פשוט להמשיך לייצר את הריטיינר כמו שמייצרים כל מסמך אחר. ממלאים פירוט, כמויות, מחירים, הערות וכדומה.
שימו לב שאפשר להוציא גם ריטיינרים במט"ח על פי שדה "מטבע המסמך" מה שיקרה זה שהמערכת תבדוק לבד מה שער המטבע שבחרתם ביום בו היא תייצר את החשבונית ותחשב לבד את הסכומים. זה אומר שלמעשה אלה ריטיינרים צמודי מט"ח, במידה ובוחרים מט"ח.
תשלום עצמי על חשבוניות ריטיינר בכרטיס אשראי
מעבר להפקת החשבונית עצמה, אם מערכת iCount שלך מחוברת גם למסוף לסליקת אשראי, ניתן לאפשר ללקוח לשלם בעצמו על החשבוניות באמצעות כרטיס אשראי. זה אומר שברגע שהמערכת מפיקה ללקוח חשבונית אוטומטית הוא מקבל אותה למייל, הוא יכול ללחוץ על קישור מתוך המייל ולשלם את החשבונית באמצעות כרטיס אשראי. ברגע שהוא משלם המערכת תוציא לו קבלה, תסגור את החשבונית וכמובן שגם תיידע את מי שהפיק את החשבונית בכך שהתקבל תשלום והחשבונית נסגרה בהצלחה.
עריכת חשבונית ריטיינר
אם רוצים לערוך חשבונית ריטיינר ניתן למצוא את החשבונית ריטיינר דרך לחיצה על סימן החץ ליד "מסמכים" בתפריט הראשי -> ריטיינרים
לאחר החיפוש נלחץ על מספר הריטיינר המודגש, המערכת תעביר אותנו למסמך, ונוכל ללחוץ על "פעולות" -> עריכה.
ומשם יתאפשר שינוי של מועדי היצירה של החשבונית, סוג החשבונית, מועדי התשלום של החשבונית וכדומה.
ביטול חשבונית ריטיינר
כדי לבטל חשבונית ריטיינר, ניתן ללחוץ בתפריט הראשי על החץ שפנה למטה ליד המילה 'מסמכים'-> לבחור ב'רטיינרים'
לאחר מכן, נוכל לבחור על ידי תיבת הסימון מימין את חשבונית הריטיינר שרוצים למחוק וכדי לבטלה, יש ללחוץ למעלה על 'פעולות' ואז על כפתור 'מחק' כדי למחוק את חשבונית הריטיינר ושלא יופקו חשבוניות עתידיות אוטומטית.
שדות דינמיים בריטיינרים
לפעמים, נרצה שבשורות הפירוט יופיעו נתונים דינמיים כמו שם החודש, שם השנה, וכדומה. כך למשל נוכל להגדיר למערכת להוציא בכל חודש חשבונית ריטיינר, ובפירוט שלה יהיה כתוב שם החודש שבו היא יצאה.
להלן המשתנים שבהם המערכת תומכת:
- {month_num} – יוחלף במספר החודש הנוכחי.
- {month_text} – יוחלף בשם החודש הנוכחי.
- {prev_month_num} – יוחלף במספר החודש הקודם.
- {prev_month_text} – יוחלף בשם החודש הקודם.
- {year} – יוחלף בשנה הנוכחית.
- {prev_month_year} – יוחלף במספר השנה מהחודש הקודם.
- {next_month_year}ֿ – יוחלף בשנה של החודש הבא.
- {next_month_num} – יוחלף במספר של החודש הבא.
- {next_month_text} – יוחלף בשם המלא של החודש הבא
- {next_month_name} – יוחלף בשם החודש הבא.
- {next_month_abbr} – השם מקוצר של החודש.
- {prev_year} – שנה קודמת.
- {next_year} – שנה הבאה.
הנה דוגמה לשימוש במשתנים האלה בעת יצירת ריטיינר. נניח ואנחנו רוצים לחייב את הלקוח שלנו בכל חודש על סכום קבוע ואנחנו רוצים להציג לו את שם החודש ושנת החיוב:
כך למשל יוצג טקסט:
שירותי מחשוב חודש November בשנת 2025
אם יש לך מספר ספק ממקס, כאל או ישראכרט, נוכל להקים לך את מסוף הסליקה שלנו במהירות!












