לעיתים, נצטרך להעניק זיכוי כספי ללקוחות ששילמו לנו עבור שירות או מוצר מסוים. במאמר זה, נסביר כיצד לעשות זאת בצורה הנכונה.
במקרה של עסקת תשלומים בשיקים
- נכנסים למערכת, ניגשים ללשונית מסמכים בתפריט הצד ובוחרים באפשרות "החזרת שיק".
- ניגש ללשונית "מסמכים" בתפריט הראשי > ונלחץ על "החזרת שיקים" כדי להגיע לעמוד הרצוי.
- כעת, בעמוד זה יש לבחור את הלקוח הרצוי, סוג המסמך ולאחר מכן – את מספר המסמך הרלוונטי.
- לאחר בחירת המסמך, תופיע רשימת השיקים שבו. יש לסמן את השיקים שאותם נרצה להחזיר באמצעות לחיצה על תיבת הסימון שלצד כל אחד מהם. חשוב לציין: ניתן לסמן אך ורק שיקים שטרם נפרעו.
- יש למלא את סיבת ההחזר (זה לשימושכם בלבד, רק כדי שתוכלו לדעת בעתיד מדוע השיקים הוחזרו. הלקוח לא נחשף לזה) ולאחר מכן ללחוץ "המשך". כך למעשה תתבצע החזרת השיק.
במקרה שהלקוח זקוק למסמכי זיכוי
ישנם לקוחות שיידרשו את מסמכי הזיכוי, כדי להעביר להנהלת החשבונות שלהם. במקרה כזה, יש לבצע את זיכוי השיקים בדרך המפורטת כאן:
- נכנסים למערכת, ניגשים ללשונית מסמכים בתפריט הצד ויוצרים קבלה ללקוח הרלוונטי. חשוב לציין: אין לשייך את הקבלה למסמכים פתוחים אחרים של אותו הלקוח.
- נמלא את כל פרטי הקבלה, כולל פרטי השיקים שהוחזרו ונוודא שסכומי השיקים במינוס.
- נוודא שהמתג של "חשבוניות אוטומטיות" כבוי ובצבע אפור.
- לאחר שכל הפרטים הוזנו נלחץ על "הפקת מסמך" וכדי לשלוח את קבלת הזיכוי ללקוח, נלחץ על שליחה > דוא"ל מקור.
- ולבסוף – נבטל את חשבוניות האוטומטיות שהיו עתידות לצאת (במידה ויש): נכנסים לדו"חות > חשבוניות אוטומטיות ושם מאתרים את כל החשבוניות האוטומטיות הקשורות לשיקים שהוחזרו. יש למחוק כל אחת ואחת מהן.
כאשר מדובר בעסקת תשלומים באשראי
אם אנחנו (iCount) ספקי הסליקה שלך:
- נאתר את מסמך החיוב המקורי של הלקוח דרך לשונית "מסמכים" ונכנס אליו
- נלחץ על פעולות > זכה ובטל והמערכת תשאל מה הסכום שנרצה לזכות מהעסקה.
- כעת, כאשר המערכת תשאל מהו הסכום לזיכוי, נזין את הסכום שאותו אנחנו צריכים להחזיר ללקוח ונלחץ "אישור".
במקרה זה, המערכת תדע להפיק מסמך זיכוי ולבצע זיכוי כספי בפועל.
אם התחברת לספק סליקה אחר:
במצב כזה, יש לבצע את הזיכוי הכספי בפועל דרך הממשק של ספק הסליקה שבחרת ולא דרך המערכת שלנו. לאחר שביצעת את הזיכוי דרך הממשק של ספק הסליקה שלך, יש להוציא קבלה במינוס דרך מערכת iCount:
- נכנסים למערכת, ניגשים ללשונית מסמכים בתפריט הצד ויוצרים קבלה ללקוח הרלוונטי. חשוב לציין: אין לשייך את הקבלה למסמכים פתוחים אחרים של אותו הלקוח.
- נמלא את פרטי האשראי כפי שזוכו.
- נלחץ על "העסקה כבר עברה סליקה" ונמלא את מספר אישור הזיכוי מספק הסליקה.
- נוודא שהמתג של "חשבוניות אוטומטיות" כבוי ובצבע אפור.
- ולבסוף – נבטל את חשבוניות האוטומטיות שהיו עתידות לצאת (במידה ויש): נכנסים לדו"חות > חשבוניות אוטומטיות ושם מאתרים את כל החשבוניות האוטומטיות הקשורות לשיקים שהוחזרו. יש למחוק כל אחת ואחת מהן.
