ביטול מסמכים במערכת הוא הליך פשוט לביצוע ובמאמר הנוכחי נסביר אילו מסמכים מבטלים אחד את השני ומהי הדרך הנכונה לעשות זאת.
ביטול מסמכים במערכת
כפי שציינו, לכל מסמך יש סוג של מסמך אחר שמבטל אותו. אז כדי שנוכל להתחיל בהסבר, בואו נתחיל מההתחלה.
- נכנסים למערכת ולוחצים על לשונית מסמכים בתפריט הצד.
2. לוחצים על האייקון של הפילטר בחיפוש המתקדם בראש העמוד ומחפשים את המסמך אותו נרצה לבטל, לפי שם הלקוח, סוג המסמך, תאריך ההפקה או הכל יחד.
3. לאחר שהמסמך נמצא, יש ללחוץ על המספר שלו ולהיכנס אליו. בתוך המסמך, בפינה השמאלית העליונה שלו, ניתן לראות את כפתור ה"פעולות". לחיצה על הכפתור הזה תפתח רשימה של פעולות שניתן לעשות עם המסמך. יש לבחור באפשרות "ביטול".
חשוב לציין: אם המסמך הזה הוא לא מסמך שאפשר לבטל, ייתכן שתהיה אפשרות רק לסגור אותו. ההבדל בין סגירה לביטול הוא הבדל חשבונאי. בסגירה אנחנו רק מסמנים למערכת בצורה פנימית שזה מסמך ללא יתרה, ובביטול המערכת ממש מפיקה מסמך חשבונאי מקביל על מנת לאפס את התנועה בספרים של העסק.
- ביטול חשבונית מס קבלה מייצר חשבונית מס קבלה במינוס.
- ביטול קבלה מייצר קבלה במינוס.
- ביטול חשבונית מס מייצר חשבונית מס זיכוי.
ביטול חשבונית זיכוי
מכיוון שחשבונית זיכוי היא למעשה מסמך ביטול של חשבונית מס, אנחנו "בונים" על זה שלא נצטרך לבטל אותה. אבל לפעמים קורה שצריך לבטל חשבונית זיכוי.
מכיוון שחשבונית זיכוי הינה ההיפך מחשבונית מס, אזי שביטוח של חשבונית זיכוי יוצר חשבונית מס.
כלומר – אם יש לנו חשבונית זיכוי על סך 117 ₪, פשוט נוציא חשבונית מס על 100 ₪ + מע”מ (כך שהסה”כ של חשבונית המס יהיה 117 ₪ כולל מע”מ, בדיוק כמו חשבונית הזיכוי) ומוודאים שחשבונית המס יוצאת על אותו לקוח.
התוצאה תהיה שהכרטסת של הלקוח, שהייתה בה פעולת זיכוי בגלל חשבונית הזיכוי, תציג גם פעולת חיוב נגדית שתאפס את הזיכוי.
ביטול חשבון עסקה / הזמנה / הצעת מחיר
נתחיל מהבשורות הטובות: למסמכים כאלו אין משמעות חשבונאית.
כלומר, רשויות המס לא רואות בהם כמסמכים פורמאליים ולכן אין ממש ביטוי ל"ביטול" שלהם במערכת.
אז מה עושים? פשוט סוגרים אותם.
בשביל לסמן מסמך כ”סגור”, יש להיכנס ללשונית המסמכים ולחפש אותו בחיפוש המתקדם, כפי שהדגמנו בתחילת המאמר. לאחר שמצאנו את המסמך, ניכנס אליו באמצעות לחיצה על המספר שלו, ונסגור אותו דרך כפתור "פעולות" בפינה השמאלית העליונה של המסך.
ביטול תעודת משלוח
בשביל לבטל תעודת משלוח, יש להפיק תעודת משלוח זהה – במינוס. אם תעודת המשלוח המקורית הורידה פרטים מהמלאי, תעודת משלוח נגדית במינוס תחזיר את הפרטים למלאי.
במידה והמטרה היא לבטל תעודת משלוח בצורה חלקית בלבד, לדוגמא במצב שבו הלקוח החזיר רק חלק מהמוצרים, ניתן להיכנס לתוך תעודת המשלוח הקיימת וללחוץ על "ביטול/ביטול חלקי" באפשרויות.
המערכת תציג את המפרט מתעודת המשלוח המקורית ותאפשר לנו לסמן אילו מהפריטים הוחזרו. כל פריט שיוחזר, יופיע חזרה במלאי וירד מהיתרה לתשלום בתעודת המשלוח שבחרנו. בתוך שדה ההערות הפנימיות, תתווסף הערה אוטומטית על ההחזרה מלאי.
