במערכת iCount ניתן לשייך חשבונית מס לקבלה וקבלה לחשבונית מס. הרעיון הוא להקל על ניהול הנהלת החשבונות והגביה על ידי מעקב אחרי מה נשאר פתוח ומה סגור.
כשמוציאים חשבונית מס לפני שמוציאים קבלה, למעשה מוציאים חשבונית מס שאינה משויכת לקבלה. המערכת תסמן את חשבונית המס הזו כחשבונית מס שיש לה יתרה לתשלום. כלומר – לא התקבל בגינה עדיין תשלום.
בעת קבלת התשלום יהיה עליך להוציא קבלה. בעת הליך הוצאת הקבלה דרך מערכת iCount תישאל השאלה האם הקבלה מתייחסת לחשבונית, ובמידה ונסמן שהיא מתייחסת לחשבונית תוצג בפנינו רשימה של כל החשבוניות הפתוחות. נוכל לסמן כמה חשבוניות שאנחנו רוצים (כי יכול להיות שבהמחאה אחת הלקוח משלם למעשה עבור כמה חשבוניות שונות).
לאחר הנפקת הקבלה, המערכת תחשב כמה חשבוניות ניתן לסגור עם התשלום שהתקבל ותסמן את החשבוניות כסגורות. משמע – אין להן יתרה לתשלום.
ועכשיו – ניקח דוגמה מעשית:
נניח והוצאנו ללקוח X חשבונית מס על סך 1000 שקלים. הוצאנו את החשבונית כחשבונית שאינה מתייחסת לקבלה מכיוון שהיא יצאה לפני שקיבלנו תשלום ועדיין לא הוצאנו ללקוח קבלה. כעבור כמה ימים ביצענו עוד עבודה עבור הלקוח ושוב הוצאנו לו חשבונית שאינה מתייחסת לקבלה עבור העבודה השנייה שבוצעה – הפעם, נניח, על 800 שקלים.
כרגע ללקוח יש חוב של 1800 שקלים מבחינת המערכת. יש לו שתי חשבוניות שמוגדרות כפתוחות.
עברו כמה ימים וקיבלנו מהלקוח שיק בדואר על סך 1500 שקלים, ועכשיו אנחנו רוצים להוציא קבלה. ניכנס למערכת וניגש למסך הנפקת קבלה. נסמן שהקבלה מתייחסת לחשבונית מס ומיד יוצגו לפנינו כל החשבוניות הפתוחות שיש ללקוח שבחרנו. נוכל לראות שיש לו שתי חשבוניות פתוחות. אחת על 1000 שקלים והשנייה על 800 שקלים. נסמן וי ליד שתי החשבוניות הללו ונזין את פרטי השיק שהתקבל.
המערכת תזהה שהתקבל תשלום בסך 1500 שקלים עבור שתי חשבוניות שהסה"כ שלהן הוא 1800 שקלים.
היא תסמן את החשבונית הראשונה (1000) כסגורה ותסמן את החשבוניות השנייה (800) כמזוכה חלקית. לחשבונית השנייה תישאר עדיין יתרת חוב של 300 שקלים.
בפעם הבאה שנרצה להנפיק ללקוח קבלה ונסמן שהיא מתייחסת לחשבונית מס תוצג לנו רק חשבונית מס אחת פתוחה שהיתרה שלה לתשלום היא 300 שקלים.
בכל שלב נוכל לבצע חיפוש חשבוניות מס ולסמן מה מעניין אותנו – חשבוניות סגורות בלבד או חשבוניות שיש להן זיכוי חלקי או מלא וכו'. כך נוכל בזריזות לבצע חיפוש על כל מה שבגינו עדיין לא התקבל תשלום, מבלי לראות את כל מה שבגינו כבר התקבל תשלום.
במידה והוצאנו חשבונית מס ואחריה קבלה, אך לא הגדרנו שהקבלה מתייחסת לחשבונית – המערכת תשאיר את חשבונית המס הזו פתוחה. זה יכול לבלבל אותנו כי למעשה התקבל תשלום שהיה אמור לסגור את החשבונית אך המערכת לא יודעת את זה כי לא הגדרנו לה שהתשלום היה עבור החשבונית הספציפית הזו. במקרה כזה ניתן להיכנס להנהח"ש -> התאמת כרטיס ידנית, לבחור את הלקוח עבורו הונפקה הקבלה ללא השיוך לחשבונית, ולחפש לפי טווח תאריכים את כל המסמכים הרלוונטיים (רלוונטיים = נמצאים בטווח התאריכים שנבחר וגם פתוחים – כלומר לא התקבל בגינם תשלום מבחינת המערכת).
לאחר ביצוע החיפוש נקבל רשימה של כל החשבוניות הפתוחות וכל הקבלות הפתוחות. נוכל לסמן איזו חשבונית מתייחסת לאיזו קבלה ובכך למעשה לבצע את הקישור שהיה מתבצע אילו היינו זוכרים לסמן שהקבלה מתייחסת לחשבונית המס.
שינוי ידני של יתרה לתשלום במסמך
במקרים מיוחדים, מי שרוצה יכול לעדכן ידנית את היתרה לתשלום במסמך מסוים, יכול לשנות את היתרה המצוינת במסמך. אנחנו מזהירים מראש שהמקרים האלה נדירים ולא ממש אמורים לקרות, אבל עדיין מאפשרים לכל משתמש לשנות את היתרה כרצונו. כדי לשנות את היתרה לתשלום, יש למצוא את המסמך מתוך עמוד "חיפוש->מסמכי הנהחש" ואז בתוצאות החיפוש ניתן להקליק על הסכום שתחת יתרה לתשלום ולשנות אותו.
