עיצוב מסמכי דוא"ל אלקטרוני היא הדרך שלכם לעצב לעצמכם את הודעת האימייל שנשלחת ללקוחות שלכם.
יש באפשרותכם לעדכן את המערכת בקוד HTML שיהווה את תוכן הודעת המייל שתישלח ללקוחות שלכם והפעולה מתבצעת בשני שלבים.
בשלב הראשון
לפני שנוכל לומר למערכת להשתמש בעיצוב המיילים האישי, עלינו לעדכן את העיצוב האישי. בעת מילוי העיצוב האישי עלינו להקפיד לכלול גם את המשתנה שאותו יחליף הקישור למסמך, גם את המשתנה שיחליף את הטקסט החופשי במישה ויש, וכמו כן נוכל לציין משתנה שיוחלף בשם השולח.
בכל מייל שנשלח ממערכת iCount יש לינק למסמך, ואופציות נוספותת כמו טקסט חופשי או שם המקבל. כשאתם מעצבים לעצמכם את הודעת המייל שנשלחת ללקוח, אתם קובעים איפה יהיה הלינק בתוך ההודעה, איפה יופיע הטקסט החופשי ואיך יופיע שם המקבל.
משום שבכל אימייל שהמערכת תוציא יהיה לינק אחר, טקסט חופשי אחר ושם לקוח אחר, אנחנו לא יכולים להכניס את הלינק כחלק מהעיצוב אלא חייבים לכלול משתנה שכל פעם המערכת תדע להחליף אותו בלינק הרלוונטי.
אם לדוגמה אנחנו רוצים לשלוח ללקוחות שלנו אימייל בנוסח הבא:
"
שלום רב *שם לקוח*,
לחיצה על הלינק הבא תוביל אותך למסמך המבוקש.
*לינק*
בברכה,
המנהל"
אנחנו רוצים ש *לינק* יהיה הקישור שיוביל את הלקוח למסמך המבוקש וש*שם הלקוח* יוחלף בשם של הלקוח אליו אנחנו שולחים את המייל. כדי לעשות זאת עלינו להעלות את העיצוב הבא:
"שלום רב {name},
לחיצה על הלינק הבא תוביל אותך למסמך המבוקש.
{link}
בברכה,
המנהל"
מה שיקרה בפועל הוא שהמערכת תחפש את הביטוי {link} ואת הביטוי {name} ותחליף אותו עם המידע הרלוונטי. לכן חשוב מאוד לדאוג שתמיד יש את המשתנה {link} בגוף ההודעות שלנו.
כמו כן, יש לדאוג גם לכלול את המשתנה {freetext} במידה ורוצים להוסיף טקסט חופשי שיכתב באופן ידני בעמוד שליחת המייל.
בשלב השני
דרך התפריט הראשי יש להיכנס ל"מערכת->הגדרות->דוא"ל->עיצוב" ולסמן וי ליד "השתמש בעיצוב אימייל אישי".
המערכת תקבל את סימון הוי רק בתנאי שמילאת את הטופס בעמוד "עיצוב מסמכי דואר אלקטרוני בHTML".
הנה דוגמת קוד HTML בסיסית מאוד שכוללת את כל שלושת המשתנים הנחוצים. הדוגמה הינה לגוף ההודעה שישלח בעברית:
רשימת המשתנים המלאה
- {name} – משתנה שיוחלף בשם המקבל של המסמך
- {freetext} – משתנה שיוחלף בטקסט חופשי במידה ויוזן
- {time_now} – משתנה שיוחלף בשעה הנוכחית
- {date_now} – משתנה שיוחלף בתאריך הנוכחי
- {year_now} – משתנה שיוחלף בשנה הנוכחית
- {my_company_name} – משתנה שיוחלף בשם החברה שמוגדר לך במערכת
- {my_logo} – משתנה שיוחלף בתמונת הלוגו שלך
- {link} – משתנה שיוחלף בקישור HTML מוכן
- {clean_link} – משתנה שיוחלף בקישור הנקי למסמך
- {pdf_link} – משתנה שיוחלף בקישור הישיר ל PDF (לא מומלץ להשתמש בזה, אלא או ב clean_link או ב link)
- {doctype} – משתנה שיוחלף בסוג המסמך. למשל "חשבונית" או "קבלה"
- {docnum} – משתנה שיוחלף במספר המסמך
- {sender_name} – משתנה שיוחלף בשם השולח (נלקח ישירות ממה שמוגדר בהגדרות הפרופיל של מי ששולח את המסמך
- {cc_pay_link} – משתנה HTML שיוחלף בקישור לתשלום ישיר באשראי (למי שיש מסוף אשראי ומפעיל אל פונקצית "אפשר תשלום באשראי" בחשבונית מס או חשבונית עסקה)
- {clean_cc_pay_link} – משתנה שיוחלף בקישור לתשלום ישיר באשראי (למי שיש מסוף אשראי ומפעיל אל פונקצית "אפשר תשלום באשראי" בחשבונית מס או חשבונית עסקה)
- {portal_link_clean} – משתנה שיוחלף בקישור לפורטל הלקוחות, במידה והפעלתם CRM ופורטל לקוחות.
דוגמת קוד
ניתן להעתיק ולהדביק את הקוד מטה, ישירות בתוך חלון עריכת העיצוב. כדי לעשות את זה, יש ללחוץ על האייקון הזה:
ואז להדביק את הקוד בתוך חלונית קוד המקור.
</p>
<table id="bodyTable" style="direction: rtl; background-color: #f2f2f2;" border="0" width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td id="bodyCell" style="direction: rtl; padding: 40px 20px;" align="center" valign="top">
<table id="emailContainer" style="direction: rtl; width: 600px;" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td style="direction: rtl; padding-top: 30px; padding-bottom: 30px;" align="center" valign="top">
<table id="emailBody" style="direction: rtl; background-color: #ffffff; border-collapse: separate !important; border-radius: 4px;" border="0" width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td class="bodyContent" style="direction: rtl; color: #606060; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 15px; line-height: 150%; text-align: center; padding: 40px 40px 0 40px;" align="center" valign="top"><p>{my_logo}</p>
<h1 style="direction: rtl; color: #606060 !important; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 40px; letter-spacing: -1px; line-height: 115%; margin: 0; padding: 0; text-align: center;">קיבלת {doctype}</h1>
</td>
</tr>
<tr>
<td style="direction: rtl; padding: 40px;" align="center" valign="top">
<table border="0" width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td style="direction: rtl; padding-bottom: 15px;" align="right" valign="top" width="33">
<h3 style="direction: rtl; color: #606060 !important; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 18px; letter-spacing: -.5px; line-height: 115%; margin: 0; padding: 0; text-align: center;">מסמכים ממערכת iCount חתומים דיגיטלית וקבילים כמסמכי מקור.</h3>
<h3 style="direction: rtl; color: #606060 !important; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 13px; letter-spacing: -.5px; line-height: 115%; margin: 0; padding: 0; text-align: right;"></h3>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td style="direction: rtl; padding-right: 40px; padding-bottom: 40px; padding-left: 40px;" align="center" valign="middle">
<table class="emailButton" style="direction: rtl; background-color: #86be4a; border-collapse: separate !important; border-radius: 3px;" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td class="emailButtonContent" style="direction: rtl; color: #ffffff; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 15px; line-height: 100%; padding: 18px 15px 15px 15px;" align="center" valign="middle"><a style="direction: rtl; color: #ffffff; text-decoration: none;" href="{clean_link}" target="_blank" rel="noopener noreferrer">לצפיה במסמך</a></td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td style="direction: rtl; padding: 40px;" align="center" valign="top">
<table border="0" width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td style="direction: rtl; padding-bottom: 15px;" align="right" valign="top" width="33">
<p style="direction: rtl; color: #606060 !important; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 18px; letter-spacing: -.5px; line-height: 115%; margin: 0; padding: 0; text-align: right;">{freetext}</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center" valign="top">
<table id="emailFooter" border="0" width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td class="footerContent" style="direction: rtl; color: #606060; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 125%;" align="center" valign="top"><span class="footerContent" style="direction: rtl; color: #606060; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 125%;"> מסמך זה נשלח ל{name} ישירות ממערכת iCount.<br />
</span></td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p><span class="footerContent" style="direction: rtl; color: #606060; font-family: Helvetica, Arial, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 125%;">כל הזכויות שמורות {my_company_name} {year_now} ©<br />
<span style="direction: rtl; color: #606060;">[email protected]</span></span></td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p>
