צוות מערכת iCount מקפיד לעמוד בכל כללי וחוקי האינטרנט בכל מה שקשור לשליחת מיילים ואנו מוודאים ששרתי שליחת המיילים שלנו מוגדרים כפי שצריך ושולחים כמו שצריך.
כאשר מייל עם חשבונית (או מייל עם כל מסמך אחר לצורך העניין) יוצא ממערכת iCount למעשה המערכת מנסה לאתר את שרת המייל של המקבל ולשלוח את המייל אליו. ברגע שהמייל יוצא משרתי המייל של iCount לכיוון שרתי המייל של המקבל, לצוות iCount אין כל שליטה עליו יותר. כלומר – לא ניתן לדעת אם חשבונית במייל הגיעה ליעדה כמו שרצינו או שאולי חלה תקלה בדרך.
אולם, במידה וחשבונית במייל הגיעה ליעדה והמקבל לחץ על הלינק על מנת לראות אותה, הבקשה למעשה מגיעה לשרתי iCount ואנחנו יודעים בדיוק לאיזו חשבונית הלקוח פונה. כל פניה לצפיה בחשבונית נרשמת אצלנו בלוג מאובטח וכל משתמש iCount יכול לצפות בלוג הזה.
בכל מה שקשור לבדיקה איזה מסמך נשלח, לאיזו כתובת מייל, מתי והאם בכלל הנמען שלך (הלקוח או נמען אחר שאליו שלחת את המסמך) ראה וקיבל את המייל עם החשבונית, ישנו לוג פעילות מערכת (נמצא תחת מערכת->לוג).
לאחר שמפיקים מסמך ושולחים אותו ללקוח יש להיכנס ללוג ולראות אם הוא נשלח.
הלוג מכיל בתוכו מידע פעילות רק מ-7 הימים האחרונים, לכן מומלץ להשתמש ולהסתכל בו בטווח זמן הקצר שלאחר שליחת המייל ללקוח.
שנית, במידה ועבר הזמן ואין אפשרות לאתר את שליחת המייל בלוג- קיימת אפשרות נוספת: יש לאתר את המסמך הרלוונטי דרך מסמכים-> חיפוש מתקדם-> לאתר את המסמך הרלוונטי ולהיכנס למסמך ע"י לחיצה על המספר שלו-> שם ניתן לראות מצד שמאל כפתור עם המילה "לוג",
ניתן ללחוץ על הלוג ולראות את שורות הסטטוס ושם יהיה ניתן לראות מתי המסמך נשלח בפועל (תאריך ושעה).
הלוג מחולק למספר סטטוסים:
1. 'טרם נשלח'- סטטוס זה אומר שלמסמך כלל לא בוצעה פעולת שליחה
2. 'התקבל'- סטטוס זה אומר שבוצעה פעולת שליחת המסמך לנמען והמסמך יצא משרתי המיילים שלנו (אין זה אומר שהלקוח צפה במסמך ופתח את המייל).
מה הכוונה? שרת המיילים של iCount ושרת המיילים של הנמען שאליו נשלח המסמך "דיברו" ביניהם ולא היו שגיאות בזמן השליחה, וכאמור השליחה בוצעה בהצלחה.
עכשיו, חשוב להדגיש שב-99% מהמקרים המידע יהיה מדוייק, אבל יכולים להיות מקרים שבהם שרת המיילים של הנמען לא עדכן את השרתים שלנו שהמייל נפתח והנמען לחץ על פתיחת המסמך ולכן יכולים להיות מקרים בהם הנמען אכן פתח כבר את המייל והמסמך אבל לא קיבלנו סטטוס עדכון על כך משרת המיילים של הנמען.
3. 'נפתח'- סטטוס זה אומר שהנמען פתח את המייל שהתקבל- זוהי אינדיקציה לכך שהמסמך הגיע לנמען והוא אכן ראה את המייל
4. 'קישור נפתח'- סטטוס זה אומר שהנמען פתח את מסמך ה-PDF עצמו מתוך המייל, זוהי אינדיקציה נוספת לכך שהמסמך הגיע לנמען, הנמען ראה את המייל, פתח את המייל וגם צפה במסמך עצמו.
5. 'חזר' / 'נדחה'- סטטוס זה אומר ששרת המיילים של הנמען החזיר שגיאה בתאריך ובשעה שאליה המסמך נשלח ולכן קיבלנו שהמייל חזר.
זה יכול להיות עקב תיבת מייל מלאה, או שגיאה אחרת משרת המיילים של הנמען.
נציין שבמכשיר הנייד לא ניתן לראות את הלוג של המסמכים אלא רק בדפדפן שבמחשב.
כמו כן, במידה ולקוח/ה מתלונן/ת שהמייל לא הגיע אליו, לעיתים קרובות מיילים מגיעים לתיקיות ה'ספאם' או לתיקיית 'קידומי מכירות' של הלקוחות ועליהם לבצע שינוי בהגדרות הספאם- זה קורה המון.
מה גם שהרבה מאוד פעמים נמענים עם דומיין פרטי יכולים לחסום את קבלת המיילים מאיתנו ובמקרה כזה אותו נמען צריך לפנות למנהל שרת המיילים שלו לצורך ביטול חסימת המיילים מ-iCount.co.il
למה חשוב לראות אם קיבלו ופתחו את החשבוניות שלי?
מהיום אין יותר "לא קיבלתי" או "לא ראיתי". יש לך היסטוריה מלאה של כל פעם בה הלקוחות שלך צופים בחשבוניות שלהם. אין יותר תירוצים לא לשלם בזמן.
