ניהול קבצים עם מערכת iCount מאפשר לכל עסק לנצל את הענן לשמירת נתונים שיכולים לשמש את המשתמשים השונים מכל מקום, בכל זמן. מה שחשוב כאן זה שהכול נמצא במקום מרוכז אחד, ומשויך לנתונים הרלוונטיים. כך למשל אם יש לך לקוח וחתמתם יחד על חוזה, ניתן לתייק את החוזה הזה ישירות בתוך כרטיס הלקוח וכך שום דבר לא הולך לאיבוד. דוגמה נוספת היא אם יש לך שבלונה של מסמך שאיתה העסק עובד כל הזמן וצריך שתהיה נגישה לך מכל מקום, גם מחוץ למשרד – המסמך נגיש דרך האפליקציה וזמין לשליחה ללקוח מייד בעת הצורך.
מקום מרכזי לכל הקבצים של העסק
כדי להפעיל את מערכת ניהול הקבצים, יש לרכוש חבילת אחסון. התמחור הוא פשוט – תשלום שנתי של 100 שקלים + מע"מ נותן לך 10 ג'יגה לאחסון ואם צריך עוד ניתן לרכוש חבילות 10 ג'יגה נוספות (ללא הגבלה). כל חבילה נוספת מתומחרת במחיר היחסי שנשאר לסוף הרישיון המקורי, כלומר אם השתמשת בחבילת ה 10 ג'יגה הראשונה למשך 6 חודשים ואז נגמר לך המקום – ברגע קניית 10 ג'יגה נוספים המערכת תחייב אותך בגין חצי שנה בלבד עבור עשרת הג'יגה הנוספים.
סנאפּ – הדרך המהירה לדיווח הוצאות
חורף קר וגם בחוץ, אתה בחו"ל בביקור אצל לקוח ובדיוק יוצא מהמונית כשהנהג מגיש לך חשבונית על הנסיעה – אין לך זמן להתחיל להזין את כל הנתונים אבל אתה יודע שאם לא תשמור את זה במקום כלשהו – אין סיכוי שתמצא שוב את הפתק מהנהג. תכירו את סנאפּ – הפיתרון הכי יעיל שיש לדיווח הוצאות שוטף.
סנאפּ הוא למעשה פיצ'ר מובנה בתוך האפליקציה של iCount שמאפשר למשתמש לצלם במהירות כל דבר ולהעלות אותו לממשק ניהול הקבצים של iCount. ברור לנו שהכי נכון זה להזין את הנתונים על ההוצאות כשיושבים בנוחות מול המחשב, אבל ברור לנו יותר שאת ההוצאות האלה אנחנו (לרוב) לא מיצירים בישיבה מול המחשב. לכן, סנאפּ מאפשר לנו לקחת צילום מהיר לטיפול בשלב מאוחר יותר.
עוד דבר שסנאפּ נותן לו מענה הוא דיווח שוטף למנהל החשבונות. קיבלת ערימה של מסמכים אותם אתה צריך להעביר למנהל החשבונות כהוצאות? במקום לשלוח לו ערימה של ניירות שחצי מהם הוא לא יזין נכון וחצי מהם יירטבו בדרך, תעלה אותם בזריזות עם סנאפּ ותן למנהל החשבונות שלך להסב את הצילומים האלה להוצאות. עם סנאפּ יש יכולת מהירה מאוד לצלם את המסמכים ולהעלות אותם ברקע לשרתי iCount.
שימוש ב סנאפּ לדיווח מהיר של הוצאות להנהלת חשבונות
בדוגמה הבאה יש לנו שלוש חשבוניות שאספנו ואנחנו רוצים לשלוח אותם למערכת iCount. נפתח את האפליקציה וניכנס ל סנאפּ, ולאחר מכן נצלם כל אחת ולאחר הצילום נלחץ על "שלח וצלם עוד" עד שנסיים. בתמונה האחרונה נלחץ כמובן על "שלח וסיים.
האפליקציה תתחיל להעלות את התמונות אחת אחת ברקע כדי לא להפריע לנו להמשיך ולצלם. כך ניתן לצלם עשרות מסמכים בדקה ולסיים עם תהליך דיווח של מאוד הוצאות בדקות בודדות. חשוב לציין שהאפליקציה גם תקטין את גודל התמונה שנשלח לiCount על מנת לחסוך בתעבורה ולחסוך במקום על השרת.
אחרי שנסיים להעלות את הצילומים עם סנאפּ ניתן להיכנס לממשק ניהול קבצים ומיד נראה את התמונות שלנו ממתינות לנו שם:
אם עדיין לא רואים את כל התמונות ניתן לרענן את העמוד. ברגע שכל התמונות שלנו שם – נוכל לראות כל תמונה בתצוגה מקדימה על ידי לחיצה על האייקון משמאל:
כפי שניתן לראות – כבר מכאן ניתן לשייך את הצילום הזה להוצאה על ידי בחירת "הוצאה חדשה", אבל מה שאנחנו ממליצים זה דווקא לסמן את הקבצים האלה (כל השלושה) וללחוץ על "יצר הוצאות":
וכאן קורה הקסם. המערכת זוכרת את כל מה שסומן, מעבירה את המשתמש לעמוד יצירת הוצאות כשההוצאות פתוחות מצדו השמאלי של המסך, וטופס הזנת ההוצאות פתוח מצדו הימני של המסך:
שימוש במודול ניהול קבצים לשמור חוזים מול לקוחות
בדוגמה הקודמת ראינו איך אפשר לשייך תמונות שצילמנו מהאפליקציה עם סנאפּ להוצאות, אבל יש עוד שימושים ייחודיים למערכת ניהול הקבצים. כל קובץ שנעלה ניתן לשייך לכרטיס לקוח וכך אם למשל יש לנו חוזה עם הלקוח אנחנו יכולים לשייך אותו ללקוח מתוך ניהול הקבצים ומרגע השיוך הוא יופיע לנו בתוך כרטיס הלקוח תחת "קבצים".
בדוגמה מטה, ניתן לראות שהעלינו לסנאפ מסמך PDF שהוא למעשה החוזה שלנו מול הלקוח:
לאחר העלאת החוזה, אנחנו יכולים ללחוץ על האייקון השמאלי ולשייך את הקובץ הזה ללקוח. לאחר השיוך, הקובץ הזה יופיע תחת לשונית "קבצים" בכרטיס הלקוח, ומרגע זה ואילך כל עובד שיש לו הרשאת צפיה בכרטיס הלקוח יוכל לראות גם את הקבצים שהועלו ושויכו ללקוח הזה.
בדיוק כפי שהדגמנו את זה על חוזה, זה תקף להצעות מחיר, תמונות, שרבוטים על מפיות במסעדה, וכל דבר אחר שאנחנו נתקלים בו על בסיס יומיומי כשעובדים בעולם האמיתי.
